In ons land hebben we ontzettend veel gebouwen en lokaliteiten waar
vergaderd wordt. Je kunt bijna stellen, dat er een hele industrie op is
afgestemd / afgesteld. Wat zou Den Haag zijn zonder al die
regeringsgebouwen? De hele vergadercultuur gaat ook de kerk niet
voorbij. Op zich is dat niet erg, maar is het wel zo effici?nt? Die
vraag werd gesteld tijdens een redactievergadering van het Kerkblad voor
het Noorden. In dit artikel wordt een poging gedaan een aantal zaken
bloot te leggen en hier een antwoord op te geven. Toen die vraag op mij afkwam, ben ik eerst eens gaan uitzoeken wie en wat er zoal vergadert binnen de kerkelijke muren. Al snel had ik een lange rij geledingen, dat regelmatig bijeen komt: kerkenraad (breed en smal), moderamen, diaconie, jeugdraad, catecheseteam, bestuur zondagsschool, zusterkring, wijkteams, heel veel commissies en subcommissies, enz. Allemaal onderdelen binnen de kerkelijke organisatie, die regelmatig bijeen komen om diverse zaken met elkaar te bespreken. Voor sommige mensen een prachtige hobby, maar voor anderen een voortdurende kwelling. Ik geef twee voorbeelden.
Voorbeeld I
Broeder Jaap is diaken. Hij heeft een vrij drukke baan, maar is meestal 's avonds tegen zessen thuis om met zijn vrouw Gerdien en de kinderen te eten. Maar vanavond is het anders. Een goede vriend hield hem aan de praat en zo kon het gebeuren, dat Jaap pas tegen zeven uur thuis komt en Gerdien nog wat eten voor hem opwarmt. ?Moest jij vanavond niet naar de kerkenraad?, vraagt Gerdien. Dat is waar ook, denkt Jaap. De agenda + bijlagen heb ik wel gekregen, maar waar gaat het vanavond eigenlijk over? Hij komt tot de ontdekking, dat hij niets daarvan gelezen heeft. Vlug kleedt hij zich om en komt tien minuten te laat op de vergadering. Hij geeft de voorzitter een hand en mompelt wat verontschuldigingen.
Wie herkent dit voorbeeld niet. Het kan voor elke vergadering opgaan: stukken niet gelezen en wat later komen. Ik kan mij nog herinneren, dat bij ??n van mijn eerste kerkenraadsvergaderingen de voorzitter om half acht zou beginnen en dat hij nog iemand de trap hoort op lopen. Er ontbraken er nog een paar, dus maar even wachten. Door het raam naar buiten kijkend, zag hij nog twee broeders op hun gemak aankomen. Het was tien minuten later, toen gezamenlijk een psalm werd gezongen. Tien minuten verloren gegaan. Zij die wel op tijd waren, begonnen zich te ergeren. Effici?nt?
Voorbeeld II
De jeugdraad vergadert. Tijdens de vorige vergadering is na een uitvoerige discussie besloten om met ingang van het nieuwe seizoen leden van de jeugdclubs contributie te laten betalen. De financi?n van de kerk staan er namelijk niet al te best voor.
Wanneer het agendapunt naar aanleiding van de notulen aan de orde is, zegt Esther (zij was er de vorige vergadering niet bij) dat zij het hier niet mee eens is. Ze houdt een gloedvol betoog, dat er in het kort op neer komt, dat een aantal jeugdleden het dan voor gezien houden. Dus niet doen is haar oproep. Nu was dit argument de vorige keer ook uitvoerig besproken, maar een heel grote meerderheid vond dit op dat moment geen steekhoudend argument. Sommigen knikken instemmend, maar de meesten hebben zoiets van: dat hebben we toch de vorige keer al besloten? Dan had ze er maar bij moeten zijn. De voorzitter weet niet goed hoe hij hier mee aan moet en brengt het weer in discussie. Na drie kwartier wordt opnieuw besloten de contributie toch in te voeren. Effici?nt vergaderen?
Effici?nt vergaderen in de kerk. Het lijkt bijna een utopie. Voor veel mensen is het vergaderen iets waar ze weinig mee hebben. Ze willen best iets doen, maar liever niet vergaderen. Voor hen zijn veel vergaderingen per definitie niet effici?nt. Omdat ze in een commissie of kerkenraad zitten moeten ze er wel bij zijn. Maar veel liever pakken ze gereedschap om iets te herstellen of gaan op (huis)bezoek. Hoe dat komt? Er wordt veel te veel gepraat over onderwerpen waar zo een besluit over kan worden genomen; ze zitten er met kromme tenen, wanneer onderling gefluisterd wordt; soms gaat het over zaken die bij een ander orgaan thuishoren; moet de kerkenraad zich daar ook zo nodig mee bezig houden? Altijd maar weer dat schipperen. Ik had mijn tijd nuttiger kunnen besteden. Zo denken velen.
De onderwerpen
Vergaderingen worden voor een groot gedeelte bepaald door de onderwerpen, die op de agenda staan. Soms is het iets heel concreets, bijvoorbeeld als het bestuur van de zondagsschool het jaarlijkse reisje moet organiseren of dat er op de kerkenraad twee personen moeten worden afgevaardigd naar de nieuwjaarsreceptie van de burgerlijke gemeente. Je kunt daar heel zakelijk met elkaar over doorspreken en afspraken maken.
Maar soms heeft het ook een veel breder karakter. Dan is het onderwerp wel bekend, maar weet niemand nog hoe dit vaste vormen moet krijgen. Als voorbeeld noem ik maar de invulling van het Pinksternummer van het Kerkblad voor het Noorden. Je wilt het nummer niet een kopie doen zijn van de afgelopen jaren, maar welk thema ga je dan gebruiken? Dan wordt het meer een brainstormsessie, waar iedereen wat roept in de hoop, dat er iets uit komt, waar je mee verder kunt.
De kunst van het vergaderen
Elke vergadering heeft zijn eigen stijl en gewicht. En de stijl van de vergadering hangt natuurlijk ook af van het aantal mensen dat de vergadering bijwoont. Wanneer vier personen bijvoorbeeld een koffieochtend voor ouderen moeten organiseren, gaat het er iets gemoedelijker aan toe, dan wanneer een kerkenraad, bestaande uit twintig personen in vergadering bijeen is. (Al hoewel dat soms ook heel ontspannend kan zijn). De grondprincipes zijn echter gelijk: je opent en sluit de bijeenkomst en daartussen wordt een aantal onderwerpen behandeld en besluiten genomen.
De voorzitter
Om elke vergadering in goede banen te leiden heb je een voorzitter nodig, die kan luisteren, samenvatten, delegeren en iedereen tot zijn recht laat komen. Hij of zij heeft bij de benoeming mandaat gekregen van de leden om tijdens de vergadering handelend op te treden. Natuurlijk niet met macht, maar met gezag. De voorzitter probeert iedereen aan het woord te laten. Maar hij treedt ook handelend op, wanneer iemand teveel aan het woord is. Een valkuil voor elke voorzitter is om zelf teveel aan het woord te zijn, steeds eigen idee?n te lanceren of in het ergste geval zaken er door te drukken. Dan namelijk verlies je uiteindelijk het gezag en ben je niet meer effici?nt bezig.
Mijn functioneren
Effici?nt vergaderen begint altijd bij jezelf. Het is o zo gemakkelijk te zeggen, dat de voorzitter beter moet functioneren of dat iemand van de mede commissieleden altijd zo veel aan het woord is en ellenlange beschouwingen houdt. Maar laat ik eerst mijn eigen functioneren eens onder de loep nemen. Heb ik mij wel voorbereid op de vergadering? Weet ik wat er tijdens de vergadering aan de orde komt? Welke besluiten er moeten worden genomen? Heb ik wel aantekeningen gemaakt bij welk onderdeel ik mogelijk een vraag kan stellen? Weet ik van welke bezoeken ik verslag moet doen en wat ik dan moet zeggen? Ben ik bereid echt te luisteren naar de ander? Ik moet eerlijk bekennen, dat dit er soms bij mij wel aan schort. Natuurlijk kunnen er situaties zijn, dat ik mij niet goed heb kunnen voorbereiden, maar dan zal ik daar tijdens de vergadering rekening mee moeten houden.
Ook in de kerk
Willen vergaderingen binnen kerkelijke structuren effici?nt zijn, dan is zorgvuldigheid van alle deelnemers een vereiste. E?n van mijn leermeesters zei het zo'n 25 jaar geleden al: ?Pieter, wees zakelijk in het geestelijke en geestelijk in het zakelijke. Dat komt een vergadering ten goede.? Vaak moet ik daar aan denken. E?n van de voorwaarden om ook in de kerk effici?nt te vergaderen is het vergaderen aan de hand van een agenda die niet alleen aangeeft, waarover gesproken dient te worden, maart ook enige achtergrondinformatie verstrekt. Daar wil ik in een volgend artikel een aantal handvatten voor geven.
Dokkum
Pieter Sijtsma